Caso studio · Manutenzione aree verdi & servizi ambientali
Ogni rifornimento registrato da solo, sul mezzo giusto
Piattaforma che cattura, verifica e centralizza ogni rifornimento carburante da fonti multiple, eliminando la registrazione manuale e restituendo dati affidabili su una dashboard in tempo reale.
- flussi di automazione in produzione
- 6flussi di automazione in produzione
- registrazione manuale dei rifornimenti
- Zeroregistrazione manuale dei rifornimenti
- per confermare il mezzo nei casi ambigui
- WhatsAppper confermare il mezzo nei casi ambigui
Il problema
Un'azienda di manutenzione di aree verdi e servizi ambientali registrava a mano i rifornimenti di carburante, che arrivavano da fonti diverse: le email delle carte carburante, le cisterne aziendali, le cisterne mobili.
Le email delle carte carburante riportavano sempre la targa del furgone, anche quando il carburante era destinato a un mezzo o a un attrezzo collegato: il dato sul mezzo rifornito non era affidabile.
Mancava una verifica del chilometraggio, le informazioni su veicoli e autisti erano sparse tra sistemi diversi e non esisteva una vista unica di cui fidarsi.
La soluzione
- Lettura delle email delle carte carburante
- Le email in arrivo vengono lette in automatico e l'intelligenza artificiale ne estrae i dati del rifornimento.
- Anagrafica dei veicoli sempre allineata
- Ogni notte l'elenco dei mezzi viene sincronizzato con il gestionale aziendale.
- Verifica via WhatsApp
- Quando serve una conferma, il caposquadra riceve un messaggio WhatsApp con il link a un modulo per indicare mezzo e chilometraggio.
- Aggiornamento automatico
- La risposta al modulo aggiorna subito il rifornimento corrispondente, senza passaggi manuali.
- Rifornimenti da cisterna
- Anche i prelievi dalle cisterne aziendali e mobili vengono raccolti con un modulo e finiscono nello stesso archivio.
- Chilometri dal GPS
- Ogni notte i chilometri percorsi dai mezzi vengono importati dal sistema di localizzazione.
Quando il dato è ambiguo, conferma una persona
Se l'email non permette di capire quale mezzo è stato rifornito, il sistema non tira a indovinare: contatta in automatico il caposquadra su WhatsApp e raccoglie la conferma con un modulo. È così che il dato resta affidabile.
I risultati
- Registrazione dei rifornimenti completamente automatica, senza inserimento manuale.
- Dato su targa e mezzo affidabile, grazie alla conferma di una persona nei casi ambigui.
- Una dashboard unica con consumi medi, chilometri rilevati e stato di ogni rifornimento.
- Calcolo automatico dei consumi in litri ogni 100 km, con filtri per tipo di mezzo.
- Un sistema in produzione, con gestione degli errori e controllo dei messaggi inviati.
Tecnologia
Sei flussi di automazione orchestrati con n8n, un database PostgreSQL, WhatsApp Business per le verifiche, un modello di AI con visione per leggere i documenti e una dashboard web con accesso riservato.
- Automazione
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